Privacybeleid

1. Inleiding

Welkom bij Scentiva Wholesale, een handelsnaam van O.S. International B.V. (hierna "wij", "ons", "onze" of "Scentiva Wholesale"). Wij zijn gevestigd te Kalsdonksestraat 79, 4702 ZB Roosendaal, Nederland, en zijn geregistreerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer 78042127. Ons BTW-nummer is NL861243213B01.

Wij nemen uw privacy uiterst serieus en zijn toegewijd aan de bescherming van uw persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR) en andere toepasselijke privacywetgeving binnen de Europese Unie.

Dit Privacybeleid beschrijft hoe wij uw persoonsgegevens verzamelen, gebruiken, verwerken, opslaan en beschermen wanneer u onze website scentiva-wholesale.com bezoekt of zakelijke relaties met ons aangaat als groothandelsklant.

2. Verwerkingsverantwoordelijke

De verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens is:

O.S. International B.V.
Handelsnaam: Scentiva Wholesale
Kalsdonksestraat 79, 4702 ZB Roosendaal, Nederland
KvK-nummer: 78042127
BTW-nummer: NL861243213B01
Telefoon: +31 103074227
E-mail: info@osinternational.net
Website: scentiva-wholesale.com

3. Welke persoonsgegevens verzamelen wij?

Afhankelijk van uw interactie met onze diensten, kunnen wij de volgende categorieën persoonsgegevens verzamelen:

3.1 Contactgegevens en identificatiegegevens

• Voor- en achternaam

• Functietitel en bedrijfsnaam

• E-mailadres (zakelijk)

• Telefoonnummer (zakelijk en/of mobiel)

• Postadres en leveringsadres

• BTW-nummer en KvK-nummer (voor bedrijven)

• Factuurgegevens

3.2 Accountgegevens

• Gebruikersnaam en wachtwoord (versleuteld opgeslagen)

• Accountvoorkeuren en instellingen

• Bestelgeschiedenis en ordergegevens

3.3 Financiële gegevens

• Bankgegevens (IBAN)

• Betalingsgeschiedenis

• Kredietinformatie (indien van toepassing voor zakelijke kredietbeoordelingen)

3.4 Technische gegevens

• IP-adres

• Browsertype en -versie

• Tijdzone en locatie

• Besturingssysteem

• Cookiegegevens (zie ons Cookiebeleid)

3.5 Communicatiegegevens

• Correspondentie per e-mail, telefoon of andere communicatiekanalen

• Feedback en enquêteresultaten

• Klachten en geschilleninformatie

3.6 Marketinggegevens

• Voorkeuren voor communicatie

• Nieuwsbriefabonnementen

• Deelname aan promoties of evenementen

4. Hoe verzamelen wij uw persoonsgegevens?

4.1 Direct van u

• Bij het aanmaken van een zakelijk account

• Bij het plaatsen van bestellingen

• Bij het invullen van contactformulieren

• Tijdens telefonische of e-mailcommunicatie

• Bij het abonneren op nieuwsbrieven

• Bij het deelnemen aan enquêtes of feedback

4.2 Automatisch

• Via cookies en vergelijkbare technologieën tijdens websitebezoek

• Via logbestanden op onze servers

• Via analysetools (zoals Google Analytics)

4.3 Van derde partijen

• Van kredietinformatiebureaus (voor zakelijke kredietbeoordelingen)

• Van openbare bronnen (zoals het Handelsregister)

• Van zakelijke partners binnen ons distributie netwerk

5. Rechtsgronden en doeleinden van verwerking

Wij verwerken uw persoonsgegevens alleen wanneer wij daarvoor een geldige rechtsgrond hebben volgens de AVG:

5.1 Uitvoering van een overeenkomst (Art. 6(1)(b) AVG)

Doeleinden:

• Verwerking en afhandeling van bestellingen

• Levering van producten (parfums en beauty-producten)

• Facturering en betalingsverwerking

• Klantenservice en communicatie over bestellingen

• Accountbeheer

5.2 Wettelijke verplichting (Art. 6(1)(c) AVG)

Doeleinden:

• Naleving van fiscale verplichtingen (BTW-administratie)

• Bewaarplicht voor boekhoudkundige documenten (7 jaar)

• Naleving van anti-witwasregelgeving

• Rapportage aan toezichthoudende autoriteiten

5.3 Gerechtvaardigd belang (Art. 6(1)(f) AVG)

Doeleinden:

• Fraudepreventie en beveiliging

• Verbetering van onze website en diensten

• Directe marketingactiviteiten naar bestaande zakelijke klanten

• Kredietrisicobeoordeling

• Juridische claims vaststellen, uitoefenen of verdedigen

• Netwerkbeveiliging en IT-beveiliging

Belangenafweging: Wij hebben zorgvuldig afgewogen dat onze gerechtvaardigde belangen niet zwaarder wegen dan uw rechten en vrijheden. U heeft te allen tijde het recht bezwaar te maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang.

5.4 Toestemming (Art. 6(1)(a) AVG)

Doeleinden:

• Verzending van marketingnewsletters

• Gebruik van niet-noodzakelijke cookies

• Verwerking voor doeleinden waarvoor u expliciet toestemming heeft gegeven

Intrekking: U kunt uw toestemming te allen tijde intrekken zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.

6. Met wie delen wij uw gegevens?

Wij verkopen uw persoonsgegevens nooit aan derden. Wij kunnen uw gegevens delen met de volgende categorieën ontvangers:

6.1 Interne ontvangers

• Geautoriseerde medewerkers van O.S. International B.V. die toegang nodig hebben voor hun werkzaamheden

• Management en financiële afdeling

6.2 Externe dienstverleners (verwerkers)

• Hostingproviders en IT-dienstverleners

• E-mail- en communicatieplatforms

• Betalingsdienstverleners en banken

• Accountants en belastingadviseurs

• Juridische adviseurs

• Logistieke partners en transportbedrijven

• CRM- en ERP-systemen

• Marketingplatforms (met uw toestemming)

Verwerkersovereenkomsten: Met al onze verwerkers sluiten wij verwerkersovereenkomsten conform Art. 28 AVG waarin strikte waarborgen voor gegevensbescherming zijn opgenomen.

6.3 Wettelijk verplichte ontvangers

• Belastingdienst

• Toezichthoudende autoriteiten (zoals Autoriteit Persoonsgegevens)

• Rechtshandhavingsinstanties (bij wettelijke verplichting)

6.4 Zakelijke partners

In specifieke gevallen kunnen wij gegevens delen met:

• Leveranciers en fabrikanten (alleen voor orderverwerking)

• Distributeurs in andere EU-landen (België, Duitsland, Frankrijk, Polen, Oekraïne, Roemenië, Italië)

7. Internationale gegevensoverdracht

7.1 Binnen de Europese Economische Ruimte (EER)

Onze primaire activiteiten vinden plaats binnen de EER. Wij leveren producten aan zakelijke klanten in diverse Europese landen, waaronder België, Duitsland, Frankrijk, Polen, Oekraïne, Roemenië, Italië en andere EU-lidstaten.

7.2 Buiten de EER

In uitzonderlijke gevallen kunnen wij gebruik maken van dienstverleners die gegevens verwerken buiten de EER. In dergelijke gevallen zorgen wij voor passende waarborgen:

• EU-standaardcontractbepalingen (Standard Contractual Clauses)

• Adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie

• Andere goedgekeurde mechanismen volgens Art. 46 AVG

Wij zullen nooit gegevens overdragen naar landen zonder passende bescherming.

8. Bewaartermijnen

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld, of zoals wettelijk vereist:

Na afloop van de bewaartermijn worden uw gegevens veilig verwijderd of geanonimiseerd.

9. Uw rechten onder de AVG

Als betrokkene heeft u de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

9.1 Recht op inzage (Art. 15 AVG)

U heeft het recht om te weten of wij persoonsgegevens van u verwerken en een kopie daarvan te ontvangen, samen met informatie over de verwerking.

9.2 Recht op rectificatie (Art. 16 AVG)

U heeft het recht om onjuiste of onvolledige persoonsgegevens te laten corrigeren of aanvullen.

9.3 Recht op gegevenswissing / "recht op vergetelheid" (Art. 17 AVG)

In bepaalde gevallen heeft u het recht om uw persoonsgegevens te laten verwijderen, bijvoorbeeld wanneer:

• De gegevens niet langer nodig zijn

• U uw toestemming intrekt

• U bezwaar maakt en er geen zwaarwegende gronden zijn

• De gegevens onrechtmatig zijn verwerkt

Let op: Dit recht is niet absoluut. Wij kunnen gegevens bewaren wanneer dit wettelijk verplicht is (fiscale bewaarplicht) of noodzakelijk is voor juridische claims.

9.4 Recht op beperking van de verwerking (Art. 18 AVG)

U kunt verzoeken om tijdelijke beperking van de verwerking in bepaalde situaties, zoals tijdens verificatie van een correctieverzoek of bij bezwaar.

9.5 Recht op gegevensoverdraagbaarheid (Art. 20 AVG)

U heeft het recht om uw persoonsgegevens in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat te ontvangen en deze aan een andere verwerkingsverantwoordelijke te verstrekken.

9.6 Recht van bezwaar (Art. 21 AVG)

U heeft te allen tijde het recht bezwaar te maken tegen verwerking van uw persoonsgegevens op grond van gerechtvaardigd belang, inclusief profilering. U kunt ook bezwaar maken tegen directe marketing.

9.7 Geautomatiseerde besluitvorming en profilering (Art. 22 AVG)

U heeft het recht om niet onderworpen te worden aan volledig geautomatiseerde besluitvorming met rechtsgevolgen. Wij gebruiken geen volledig geautomatiseerde besluitvorming.

9.8 Recht op intrekking van toestemming

Wanneer verwerking is gebaseerd op toestemming, kunt u deze te allen tijde intrekken via de afmeldlink in e-mails of door contact met ons op te nemen.

Uitoefening van uw rechten

Om uw rechten uit te oefenen, kunt u contact met ons opnemen via:

E-mail: info@osinternational.net
Telefoon: +31 103074227
Post: Kalsdonksestraat 79, 4702 ZB Roosendaal, Nederland

Wij reageren binnen 1 maand op uw verzoek (verlengbaar met 2 maanden bij complexe verzoeken). Wij kunnen u vragen om uw identiteit te verifiëren ter bescherming van uw privacy.

10. Beveiliging van persoonsgegevens

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen getroffen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, ongeautoriseerde toegang, wijziging of openbaarmaking:

10.1 Technische maatregelen

• SSL/TLS-versleuteling voor alle datatransmissie

• Versleuteling van wachtwoorden (bcrypt/hashing)

• Firewalls en intrusion detection systemen

• Regelmatige beveiligingsupdates en patches

• Beveiligde back-ups met versleuteling

• Toegangscontrole en authenticatie (two-factor waar mogelijk)

10.2 Organisatorische maatregelen

• Strikte toegangsrechten op basis van "need-to-know" principe

• Geheimhoudingsverplichtingen voor al onze medewerkers

• Regelmatige training in gegevensbescherming

• Verwerkersovereenkomsten met alle externe partijen

• Procedures voor detectie en respons op datalekken

• Jaarlijkse beveiligingsaudits

10.3 Datalek meldingsprotocol

In het onwaarschijnlijke geval van een datalek dat waarschijnlijk een risico inhoudt voor uw rechten en vrijheden, zullen wij:

• De Autoriteit Persoonsgegevens binnen 72 uur informeren

• U als betrokkene direct informeren wanneer er een hoog risico is

• Passende maatregelen nemen om de gevolgen te beperken

11. Cookies en tracking technologieën

Onze website gebruikt cookies en vergelijkbare technologieën. Voor uitgebreide informatie verwijzen wij naar ons apart Cookiebeleid, dat beschikbaar is op onze website.

11.1 Soorten cookies

• Noodzakelijke cookies: Voor essentiële websitefunctionaliteit

• Functionele cookies: Voor gebruiksgemak en voorkeuren

• Analytische cookies: Voor websitestatistieken (Google Analytics)

• Marketing cookies: Voor gerichte advertenties (alleen met toestemming)

11.2 Uw keuzes

U kunt uw cookievoorkeuren beheren via de cookie-banner op onze website of via uw browserinstellingen. Houd er rekening mee dat het uitschakelen van bepaalde cookies de functionaliteit van de website kan beperken.

12. Links naar websites van derden

Onze website kan links bevatten naar websites van derden, partners, leveranciers of sociale media. Wij zijn niet verantwoordelijk voor het privacy- of cookiebeleid van deze externe websites. Wij raden u aan de privacyverklaringen van deze websites te lezen.

13. Minderjarigen

Onze diensten zijn uitsluitend bedoeld voor zakelijke klanten en professionals. Wij verwerken niet bewust persoonsgegevens van personen jonger dan 16 jaar. Als u vermoedt dat wij onbedoeld gegevens van een minderjarige hebben verzameld, neem dan contact met ons op zodat wij deze kunnen verwijderen.

14. Wijzigingen in dit Privacybeleid

Wij behouden ons het recht voor dit Privacybeleid te wijzigen. Wijzigingen worden gepubliceerd op deze pagina met een bijgewerkte datum. Bij substantiële wijzigingen zullen wij u waar mogelijk actief informeren via e-mail.

15. Klachtenrecht bij toezichthouder

Als u vindt dat wij uw persoonsgegevens niet op een correcte manier verwerken, kunt u contact met ons opnemen. U heeft tevens het recht om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming:

Autoriteit Persoonsgegevens
Postbus 93374
2509 AJ Den Haag, Nederland
Telefoon: (+31) - (0)70 - 888 85 00
Website: autoriteitpersoonsgegevens.nl

16. Contact

Voor vragen, verzoeken of opmerkingen over dit Privacybeleid of over de verwerking van uw persoonsgegevens, kunt u contact met ons opnemen:

O.S. International B.V. (Scentiva Wholesale)
Kalsdonksestraat 79, 4702 ZB Roosendaal, Nederland

E-mail: info@osinternational.net
Telefoon: +31 103074227
KvK-nummer: 78042127
BTW-nummer: NL861243213B01