Retour- en Terugbetalingsbeleid

1. Algemeen

1.1 Dit retourbeleid is van toepassing op alle B2B-transacties tussen Scentiva Wholesale (O.S. International B.V.) en zakelijke klanten.

1.2 Als groothandelsleverancier hanteren wij strikte voorwaarden voor retourzendingen vanwege de aard van onze producten (parfums, cosmetica, beauty producten).

1.3 Belangrijk: Er geldt GEEN herroepingsrecht voor zakelijke transacties volgens Nederlands en EU-recht.

2. Algemene retourvoorwaarden

Retourzendingen zijn ALLEEN mogelijk in de volgende gevallen:

2.1 Productgebreken of defecten

  • Product komt niet overeen met specificaties
  • Product is beschadigd of defect bij levering
  • Product vertoont fabricagefouten

2.2 Onjuiste levering

  • Verkeerd product geleverd
  • Verkeerde hoeveelheid geleverd
  • Fout in de bestelling van onze kant

2.3 Algemene uitsluitingen - GEEN retour mogelijk bij:

  • Verandering van mening
  • Verkeerde bestelling door klant
  • Producten die niet meer verzegeld zijn
  • Producten die zijn gebruikt, getest of beschadigd door klant
  • Producten buiten de retourperiode
  • Producten op bestelling gemaakt of speciaal geïmporteerd
  • Sale of outlet producten (tenzij defect)

3. Meldingstermijnen

3.1 Zichtbare gebreken:

  • Moeten bij levering worden gemeld op de vrachtbrief
  • Schriftelijke bevestiging binnen 24 uur naar info@osinternational.net
  • Met foto's van beschadiging en verpakking

3.2 Verborgen gebreken:

  • Melden binnen 7 dagen na ontdekking
  • Uiterlijk binnen de garantietermijn van 6 maanden na levering
  • Met gedetailleerde beschrijving en bewijsmateriaal

3.3 Onjuiste levering:

  • Melden binnen 3 werkdagen na ontvangst
  • Producten moeten ongeopend en in originele staat zijn

3.4 Te late melding leidt tot verval van retourrecht.

4. Retourprocedure

Stap 1: Melding

  • Stuur een e-mail naar info@osinternational.net met:
    • Factuurnummer en ordernummer
    • Batchnummer / LOT-nummer van het product
    • Duidelijke beschrijving van het probleem
    • Foto's van het defect/probleem
    • Aantal betreffende eenheden
    • Contactgegevens

Stap 2: Beoordeling

  • Ons team beoordeelt de melding binnen 3-5 werkdagen
  • U ontvangt een RMA-nummer (Return Merchandise Authorization) indien goedgekeurd
  • Of een gemotiveerde afwijzing indien niet goedgekeurd

Stap 3: Retourzending

  • Retourneer ALLEEN na ontvangst van RMA-nummer
  • Vermeld RMA-nummer duidelijk op de zending
  • Verpak producten veilig in originele verpakking
  • Producten moeten ongebruikt, ongeopend en verkoopbaar zijn

Stap 4: Inspectie

  • Wij inspecteren geretourneerde producten binnen 7 werkdagen na ontvangst
  • Bij goedkeuring volgt creditnota of vervanging

BELANGRIJK: Retourzendingen zonder RMA-nummer worden geweigerd en teruggestuurd op kosten van de klant.

5. Retourkosten

5.1 Gebreken/onjuiste levering (fout van Scentiva):

  • Retourkosten volledig voor rekening Scentiva Wholesale
  • Wij regelen ophaling of versturen een retourlabel

5.2 Andere gevallen (fout van klant):

  • Retourkosten volledig voor rekening van de klant
  • Restocking fee van 25% van de orderwaarde
  • Minimaal €100 administratiekosten

5.3 Geweigerde retouren:

  • Kosten voor terugzending naar klant: voor rekening klant

6. Verwerkingstijd retouren

6.1 Na goedkeuring van de retour:

  • Vervanging: verzending binnen 5-10 werkdagen (afhankelijk van voorraad)
  • Creditnota: uitgifte binnen 7 werkdagen na goedkeuring
  • Terugbetaling: verwerking binnen 14 dagen na creditnota

6.2 Terugbetalingen geschieden via dezelfde betaalmethode als de oorspronkelijke betaling.

7. Vervanging of creditering

7.1 Bij goedgekeurde retouren kunt u kiezen uit:

  • Vervanging: Identiek product wordt toegestuurd (indien op voorraad)
  • Creditnota: Creditnota voor toekomstige aankopen
  • Terugbetaling: Restitutie van het aankoopbedrag (alleen bij gebreken/fouten van ons)

7.2 Verzendkosten worden alleen terugbetaald indien de retour het gevolg is van onze fout.

8. Niet-retourneerbare producten

De volgende producten kunnen NIET worden geretourneerd:

8.1 Geopende of gebruikte producten (hygiëne- en veiligheidsredenen)

8.2 Producten zonder originele verpakking of labels

8.3 Producten op maat gemaakt of speciaal besteld

8.4 Sale producten, outlet producten, clearance items (tenzij defect)

8.5 Producten waarvan de verzegeling is verbroken

8.6 Producten ouder dan 6 maanden na aankoop

8.7 Producten beschadigd door onjuist gebruik, opslag of transport na levering

9. Gedeeltelijke retouren

9.1 Gedeeltelijke retouren zijn mogelijk (bijv. 10 stuks van een order van 100 stuks)

9.2 De creditering is evenredig aan het geretourneerde aantal

9.3 Verzendkosten worden niet gedeeltelijk terugbetaald

10. Annulering bestelling

10.1 Vóór verzending:

  • Annulering mogelijk binnen 24 uur na orderbevestiging
  • Annuleringskosten: 15% van orderwaarde (minimaal €50)
  • Schriftelijk verzoek vereist via e-mail

10.2 Na verzending:

  • Annulering niet mogelijk
  • Retourprocedure volgens dit beleid van toepassing

10.3 Producten op bestelling:

  • Annulering niet mogelijk na start productie
  • Klant is volledige aankoopprijs verschuldigd

11. Beschadigde producten tijdens transport

11.1 Transportschade valt onder verantwoordelijkheid van:

  • Klant bij EXW-levering (tenzij transportverzekering via ons)
  • Vervoerder indien verzekering is afgesloten

11.2 Procedure:

  • Schade direct melden op vrachtbrief
  • Binnen 24 uur claim indienen bij vervoerder
  • Foto's maken van beschadiging en verpakking
  • Claim indienen bij transportverzekering

11.3 Scentiva Wholesale ondersteunt met benodigde documentatie.

12. Klachtafhandeling

12.1 Wij streven naar een oplossing binnen 10 werkdagen na melding.

12.2 Bij complexe gevallen kan dit worden verlengd tot 21 dagen.

12.3 U wordt proactief geïnformeerd over de voortgang.

12.4 Bij onenigheid over de retour:

  • Eerst overleg tussen beide partijen
  • Zo nodig externe beoordeling door onafhankelijk expert
  • Kosten externe expert worden gedeeld, tenzij één partij evident ongelijk heeft

13. Garantie

13.1 Zie artikel 11 van onze Algemene Voorwaarden voor volledige garantiebepalingen.

13.2 Garantietermijn: 6 maanden na levering (of tot THT-datum indien korter).

13.3 Garantie dekt alleen fabricagefouten, geen normale slijtage of verkeerd gebruik.

14. Uitzonderingen en coulance

14.1 In uitzonderlijke gevallen kan Scentiva Wholesale op coulancebasis afwijken van dit beleid.

14.2 Beslissingen hierover zijn ter beoordeling van het management en creëren geen precedent.

14.3 Coulanceverzoeken kunnen worden ingediend via info@osinternational.net met motivatie.

15. Contact voor retouren

Voor alle retourvragen en RMA-aanvragen:

O.S. International B.V. (Scentiva Wholesale)
E-mail: info@osinternational.net
Telefoon: +31 103074227
Adres: Kalsdonksestraat 79, 4702 ZB Roosendaal, Nederland